Política de Privacidade

Dados Pessoais de Colaboradores e Dependentes do Grupo Prime Energy

Atualização: 15 de janeiro de 2024
Âmbito de aplicação: todas as empresas do Grupo Prime Energy

O que abrange esta Política de Privacidade?

Esta Política de Privacidade define quais Dados Pessoais serão coletados, para quais fins e quais são os seus direitos com relação ao Dados Pessoais coletados.

Cada indivíduo dentro do Grupo Prime Energy do Grupo Shell é responsável por proteger os Dados Pessoais uns dos outros, bem como os de nossos clientes, parceiros de negócios e fornecedores.

Esta Política de Privacidade fornece informações sobre Dados Pessoais processados pelo Grupo Prime Energy em relação aos indivíduos que são ou foram colaboradores bem como seus dependentes.

Além Política de Privacidade, outras Políticas Privacidade personalizadas e declarações de privacidade suplementares podem conter mais informações sobre como processamos seus Dados Pessoais em relação a processos específicos de RH Shell (como Open Resourcing, One Health IT e programas de mobilidade internacional). Nesses casos, esses documentos complementares serão enviados separadamente. Essas Políticas de Privacidades podem variar entre os países em que operamos para refletir as práticas locais e os requisitos da lei aplicável.

Esta Política de Privacidade explica quais Dados Pessoais serão processados, porque estamos processando e para quais finalidades, por quanto tempo manteremos as informações, como acessar e atualizar seus Dados Pessoais, bem como as opções que você tem em relação aos seus Dados Pessoais e onde ir para obter mais informações.

Para indivíduos que se candidatarem e/ou participarem de processos seletivos, consulte a Política de Privacidade – Recrutamento do Grupo Prime Energy no endereço a ser informado pelo Grupo Prime Energy ou contatando com os seguintes contados: caio.rodrigues@primeenergy.com.br, sabine.santos@primeenergy.com.br, camilla.alfredo@energiaarion.com.br

Quais Dados Pessoais processamos? Coleta de informações.

As categorias de Dados Pessoais que processamos.

Processamos Dados Pessoais necessários para gerenciar o processo de inscrição em processos seletivos, contratos de trabalho, estágio e aprendizes benefícios aos dependentes de funcionários do Grupo Prime Energy.

Isso inclui informações pessoais de endereço residencial, data de nascimento, estado civil, folha de pagamento, informações salariais e de benefícios, contatos de emergência, histórico de trabalho, qualificações, informações de desempenho no trabalho, informações necessárias para garantir que você tenha o direito de trabalhar no(s) país(es) em que está envolvido, bem como qualquer outra informação necessária para gerenciar o processo seletivo e a relação de trabalho com colaboradores, estagiários e aprendizes e para a concessão de benefícios aos dependentes.

Também podemos processar algumas categorias especiais de Dados Pessoais (‘DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS’), como dados relacionados à saúde de um indivíduo, registros médicos e histórico médico, informações de contas bancárias, sua origem racial ou étnica, crenças religiosas ou filosóficas, orientação sexual, opiniões políticas e filiação sindical. Apenas processaremos esses Dados Pessoais quando tal for necessário para efeitos de cumprimento de leis e de segurança social, para o estabelecimento, exercício ou defesa de reclamações ou quando necessário para efeitos de prestação de aconselhamento e apoio médico ocupacional, para proteger os interesses vitais de um indivíduo (como numa emergência), se necessário por razões de saúde pública ou quando o indivíduo tiver dado o seu consentimento explícito.

Que Dados Pessoais tratamos? Coleta de informações

Processamos informações pessoais relacionadas a indivíduos que se inscrevem em processos seletivos ou que participam de um evento de recrutamento e/ou realizam uma avaliação com o objetivo de trabalharem nas vagas disponíveis no Grupo Prime Energy (“Candidatos”).

Isso pode incluir informações de contato pessoais, data de nascimento, sexo, se você tem o direito legal de trabalhar no país em que se candidatou, sua solicitação de emprego, suas qualificações e experiência, resultados de entrevistas e avaliações.

Por que processamos seus Dados Pessoais?

Processamos seus Dados Pessoais:

a fim de cumprimento de exigências legais e regulamentos;
para legítimo interesse (por exemplo, gestão de desempenho a fim de garantir a qualificação e a competência da equipe ou para programas de saúde, segurança e proteção, para que somente pessoas autorizadas tenham acesso à determinados locais ou informações, registro e defesa de reclamações); ou
quando houver seu consentimento explícito.

Como princípio geral, a Prime não solicita o consentimento de seus funcionários para o processamento de Dados Pessoais. No entanto, existem circunstâncias particulares nas quais o consentimento é necessário, como em casos obrigatórios para cumprimento de leis.

Os Dados Pessoais solicitados dos Funcionários da Prime representam o mínimo necessário a fim de cumprir com os requisitos legais e/ou contratuais e para oferecer oportunidades de participação em programas ou fornecer um benefício. O não fornecimento das informações solicitadas poderá afetar negativamente suas chances de permanecer no emprego, estágio ou de ser contratado como prestador, ainda, de participar de um programa ou receber um benefício.

Em casos nos quais o processamento tiver como base o consentimento, você terá direito de cancelar seu consentimento a qualquer momento. Isso não afetará a validade do processamento antes do cancelamento do consentimento. Entretanto, o cancelamento do consentimento poderá ter impacto em suas chances de permanecer empregado ou, então, contratado como prestador ou, ainda, de participar de um programa ou receber um benefício.

Para quais finalidades processamos seus Dados Pessoais?

Processamos os Dados Pessoais abordados nesta Política de Privacidade para as seguintes finalidades:

Recursos Humanos, Gestão De Pessoas, execução de processos de negócios, gestão interna, relatórios de gestão, análise e desenvolvimento organizacional– planejamento orçamentário, financeiro e organizacional, administração, remuneração, gestão de desempenho;
Saúde, segurança e proteção – proteção da vida e saúde dos Funcionários da Prime, saúde e segurança ocupacional, proteção dos ativos da Prime, autenticação dos status e direitos de acesso dos Funcionários da Prime; ou
Conformidade jurídica e/ou regulatória – cumprimento com requisitos legais ou regulatórios.

Também podemos processar seus Dados Pessoais para uma finalidade secundária, na qual eles estejam diretamente relacionados, como:

armazenamento, exclusão ou sigilo dos seus Dados Pessoais;
auditorias, investigações, prevenção contra fraude, resolução de disputas, questões de seguro,
litígios e defesa de reclamações; ou
pesquisa estatística, histórica ou científica.

Monitoramento

Todas as atividades com uso de equipamentos de TI da Shell e/ou conectadas à rede de TI do Grupo Prime Energy podem ser monitoradas para propósitos comerciais legítimos.
Os dados dos sistemas de acesso e segurança são utilizados para:
efeitos de saúde, segurança e proteção, especificamente para prevenir fraudes e proteger os ativos do Grupo Prime Energy, seus funcionários, bem como os visitantes nas instalações.;
cumprir com os requisitos legais e regulatórios, especificamente quando for obrigatório, por força de lei local, o fornecimento de informações a autoridades governamentais/reguladoras;
monitorar (de maneira agregada) o número de indivíduos que entram e trabalham em uma instalação do Grupo Prime Energy para efeitos de planejamento de recursos humanos e imobiliários; e
apenas em casos de contratados (não funcionários do Grupo Prime Energy), monitorar datas e horários de entrada e saída em uma instalação da Shell para efeitos de gestão e controle financeiro.
Em casos nos quais o processamento tiver como base o consentimento, ao qual poderá estabelecer o contrário, você terá direito de cancelar seu consentimento a qualquer momento. Isso não afetará a validade do processamento antes do cancelamento do consentimento.

Avaliação

A fim de cumprir com as obrigações legais e regulamentares, para proteger nossos ativos e funcionários/contratados e, especificamente, para garantir que possamos cumprir as leis de controle comercial, antilavagem de dinheiro e/ou suborno e corrupção e outros requisitos regulamentares, realizamos a triagem de todos os funcionários e contratados periodicamente. Essa triagem ocorre contra listas de sanções disponíveis publicamente ou emitidas pelo governo.

Quaisquer Dados Pessoais coletados por meio da triagem não envolverão a criação de perfis ou a tomada de decisões automatizadas sobre a permanência do contrato de trabalho e de estágio, ou a contratação como colaborador.

Com quem poderemos compartilhar os Dados Pessoais?

Os seus Dados Pessoais são tratados exclusivamente para as finalidades acima referidas e só serão partilhados com base numa estrita necessidade de conhecimento com:

• Outras empresas do grupo Shell, inclusive aquelas que podem estar localizadas fora de sua localização

• Agentes terceirizados autorizados, prestadores de serviços, auditores externos e/ou subcontratados do Grupo Prime Energy

• Uma Autoridade Pública competente, governo, agência reguladora ou fiscal onde seja necessário cumprir uma obrigação legal ou regulatória ao qual o Grupo Prime Energyestá sujeito ou conforme exigido pela lei aplicável.

• Qualquer pessoa a quem o Grupo Prime Energy se proponha a transferir qualquer um dos seus direitos e/ou deveres.

Quem é responsável pelos Dados Pessoais coletados?

O Grupo Prime Energy endereço: Rua Cincinato Braga, No 340, Conj. 181 – 18o andar, Bela Vista, São Paulo/SP, através dos e-mails: caio.rodrigues@primeenergy.com.br, sabine.santos@primeenergy.com.br, camilla.alfredo@energiaarion.com.br e erica.quintao@primeenergy.com.br será responsável pelo processamento de seus Dados Pessoais, seja indivualmente ou em conjunto com suas afiliadas dentro do grupo de empresas Shell.

• Transmissão dos seus Dados Pessoais para outros países

Os seus Dados Pessoais podem ser transferidos para fora do seu país, sujeitos a proteções adequadas.

Quando seus Dados Pessoais forem transferidos para empresas do grupo Shell e/ou para terceiros autorizados, prestadores de serviços e/ou subcontratados que podem estar localizados dentro ou fora de sua localização, tomamos medidas organizacionais, contratuais e legais para garantir que os Dados Pessoais sejam processados exclusivamente para os fins mencionados acima e que níveis adequados de proteção tenham sido implementados para proteger os Dados Pessoais.

Essas medidas incluem Regras Corporativas Vinculativas para transferências entre o Grupo Shell e mecanismos de transferência aprovados pela Comissão Europeia para transferências para terceiros em países que não foram considerados com nível adequado de proteção de dados, bem como quaisquer requisitos legais locais adicionais. Você pode encontrar uma cópia das Regras Corporativas de Vinculação do Shell em shell-binding-corporate-rules.pdf

Segurança dos seus Dados Pessoais

Implementamos tecnologias e políticas com o objetivo de proteger sua privacidade contra acesso não autorizado e uso indevido, e atualizaremos essas medidas conforme novas tecnologias se tornem disponíveis, quando apropriado.

Por quanto tempo retemos seus Dados Pessoais?

Todas as informações, incluindo os Dados Pessoais, são gerenciadas de acordo com os padrões do Grupo Prime Energy para a Gestão de Informações e Registros, e serão excluídas com segurança uma vez que não sejam mais necessárias para o interesse comercial ou para efeitos legais/regulatórios.

Algumas exceções necessárias para cumprir com os requisitos legais locais são:

informações contidas dentro de arquivos dos funcionários serão retidas por no máximo 10 anos após o término do vínculo empregatício;
informações referentes a benefícios de aposentadoria serão retidas por no máximo 99 anos a partir do início do vínculo empregatício;
quaisquer Dados Pessoais coletados como parte do processo de avaliação a partir de listas de sanções publicamente disponíveis ou emitidas pelo governo e de fontes da mídia serão retidos por no máximo 15 anos após terem sido obtidos pela primeira vez;
nomes, datas, horários e pontos de acesso de todos os indivíduos que entram nas instalações do Grupo Prime Energy serão retidos por 3 anos a partir de cada acesso;
caso um indivíduo tenha sido demitido ou tenha seu contrato rescindido devido a má conduta grave, incluindo violação das Regras que Salvam Vidas da Shell ou do Código de Conduta do Grupo Prime Energy, essas informações serão retidas por no máximo 30anos após a demissão.

Em todos os casos, as informações poderão ser retidas durante: a) um período de tempo maior, quando houver motivo legal ou regulatório para tanto (nesse caso, elas serão excluídas após atenderem a sua finalidade legal ou regulatória) ou b) um período mais curto, quando você solicitar a exclusão dos seus Dados Pessoais e não houver mais legítimo interesse para retê-los.

Seus direitos em relação a seus Dados Pessoais

Nosso objetivo é manter as suas informações da maneira mais atualizada possível. Você pode solicitar:

acesso aos seus Dados Pessoais;
correção ou exclusão de seus Dados Pessoais (mas apenas quando eles não forem mais necessários para legítimo interesse);
que o processamento dos seus Dados Pessoais seja restrito; e/ou
o recebimento dos Dados Pessoais que você forneceu à Prime, de uma forma estruturada e digital, a fim de transmitir esses dados para um terceiro, se isso for tecnicamente viável.

É possível solicitar seus Dados Pessoais através do e-mail: caio.rodrigues@primeenergy.com.br

Quem você pode contatar se tiver alguma dúvida, preocupação ou reclamação sobre seus Dados Pessoais?

Se você tiver quaisquer problemas, dúvidas ou reclamações sobre o processamento de seus Dados Pessoais, entre em contato com um membro da equipe de RH do Grupo Prime Energy através do e- mail: caio.rodrigues@primeenergy.com.br ou vanessa.mora@primeenergy.com.br

Se você tiver algum problema, dúvida ou reclamação a respeito do processamento dos seus Dados Pessoais entre em contato no e-mail Privacy-Office-SI@shell.com.

Você também pode contatar o Encarregado de proteção de dados do Grupo Shell por correspondência para Shell International B.V. Haia, Holanda – Registro Comercial No 27155369, Caixa Postal 162, 2501 AN, Haia.

Se você estiver insatisfeito com o tratamento dos seus Dados Pessoais pela Shell, você tem o direito de apresentar uma reclamação para a sua própria autoridade de proteção de dados na Esplanada dos Ministérios, Bloco C, 2o andar, CEP 70297-400 – Brasília – DF, Brasil. Acesse http://www.gov.br/secretariageral/pt-br/sei-peticionamento-eletronico para mais informações ou para a Autoridade de Proteção de Dados Holandesa, no endereço Hoge Nieuwstraat 8 P.O. Box 93374 2509 AJ Den Haag/The Hague NETHERLAND. Acesse autoriteitpersoonsgegevens.nl/en para mais informações.

Mudanças nesta Política de Privacidade

Esta Política de Privacidade pode ser atualizada ao longo do tempo e este documento foi atualizado pela última vez em janeiro de 2024.